OTOMASI PUSAT DOKUMENTASI

Pangkalan Data Bibliografis

Pangkalan data bibliografis berisi cantuman bibliografis yang terkait, masing-masing cantuman (record) berisi kombinasi komponen berikut ini:

1. nomor dokumen
   
2. judul
   
3. pengarang
   
4. rujukan sumber
   
5. abstrak
   
6. teks lengkap
   
7. istilah atau frase pengindeksan
   
8. sitiran atau jumlah rujukan
   
9. lembaga tempat asal dokumen atau alamat pengarang atau kedua-duanya
   
10. bahasa dokumen sumber
    
11. informasi lokal semacam nomor klasifikasi khusus atau lokasi
    

Komponen tsb di atas dapat dianggap sebagai rujukan dokumen (document reference) atau sitiran (citation) dan masing-masing biasanya memperoleh ruas (field) tersendiri. Komponen di atas hanya merupakan panduan karena masing-masing pangkalan data bibliografis memiliki komponen yang berlainan.

Pangkalan data bibliografi dapat dibagi menjadi 5 (lima) kategori sbb:

1. pangkalan data besar yang berorientasi pada disiplin ilmu
   
2. pangkalan data interdisipliner biasanya mencakup majalah inti
   
3. pangkalan data lintas disiplin
   
4. pangkalan data yang lebih kecil dan lebih khusus melayani aplikasi atau teknologi tertentu
   
5. pangkalan data yang mencakup jenis publikasi tertentu misalnya paten.
   

Pangkalan Data Sumber

Merupakan dokumen elektronik. Isi pangkalan data sumber sangat bervariasi, dapat saja mencakup teks, angka, tabel, gambar dan grafik. Banyak pangkalan data sumber merupakan multimedia yang mencakup data tekstual, numerik, perangkat lunak, citra, suara, peta dan skema. Pangkalan data semacam ini dapat diakses secara terpasang (online) atau melalui CD ROM atau via videotext dan teletext.

Di bawah ini adalah beberapa pangkalan data sumber:

• Pangkalan data teks lengkap:
  
  • BOSTON GLOBE
    
  • CENDATA
    
  • DMS/FI MARKET INTELLIGENCE
    
  • REPORT
    
  • FACTS ON FILE
    
  • GATRA
    
  • HARVARD BUSINESS REVIEW
    
  • KOMPAS ONLINE
    
  • dll
    

• Pangkalan data direktori:
  
  • AMERICAN LIBRARY DIRECTORY
    
  • BOOKS IN PRINT
    
  • ICC BRITISH COMPANY DIRECTORY
    
  • TRADE NAME DATABASES
    
  • dll
    

• Pangkalan data numerik:
  
  • CENDATA
    
  • CHEM-INTEL
    
  • D7B DUN'S FINANCIAL RECORD PLUS
    
  • DISCLOSURE DATABASES
    
  • PST PROMPT
    
  • dll
    

Sistem Berbasis Komputer di Pusat Dokumentasi

Penyusunan sistem berbasis komputer di Pusat Dokumentasi melibatkan dokumentalis dalam kegiatan yang bertautan dengan perencanaan, evaluasi, pemilihan dan implementasi sistem. Bila pusat dokumentasi memiliki cabang di tempat lain maka biaya yang akan dikeluarkan oleh lembaga yang membawahi pusat dokumentasi akan lebih banyak daripada hanya satu tempat saja. Waktu yang diperlukan untuk proses pemilihan dan implementasi sistem bervariasi antara masing-masing pusat dokumentasi, tergantung besar kecilnya pusat dokumentasi, sistem yang akan dikembangkan dan keuangan yang tersedia.

Biasanya dokumentalis tidak terlibat dalam rancang bangun sebuah sistem, tetapi lebih mengarah kepada pemilihan sistem atau paket perangkat lunak yang paling tepat guna. Analisis sistem dan dissain digunakan untuk mengganti sistem yang manual dengan sistem berbasis komputer atau perluasan sistem berbasis komputer yang sudah ada.

Dalam rancang bangun sebuah sistem dilakukan beberapa tahap sbb:

• Tahap 1 : Perencanaan
  

  Tujuannya adalah untuk menyamakan teknologi informasi dengan strategi pada pusat dokumentasi, termasuk studi kelayakan dengan berbagai teknik pengumpulan data.
  

• Tahap 2 : Analisis
  

  Tujuannya adalah mengembangkan spesifikasi rinci dari sistem yang dibutuhkan untuk mendukung Pusat Dokumentasi.
  

• Tahap 3 : Disain
  

  Merupakan tahap disain database dan proses.
  

• Tahap 4 : Implementasi
  

  Merupakan tahap pembuatan program komputer, pengujian dan training.
  

• Tahap 5 : Pemeliharaan
  

  Merupakan proses yang mendukung sistem sesudah diimplementasikan.
  

Kriteria Memilih Perangkat Lunak

Dengan semakin bertambahnya perangkat lunak (software) berbasis PC di pasaran, alternatif pilihan semakin beragam. Masing-masing software tentunya memiliki kelebihan dan kekurangan, misalnya software A yang memiliki kemampuan komprehensif namun harganya sangat mahal, sementara software B yang cukup murah ternyata memiliki kemampuan sangat terbatas. Karena itu setiap dokumentalis yang akan melaksanakan otomasi hendaknya memilih dan membeli perangkat lunak yang betul-betul cocok untuk keperluan lembaganya.

Di bawah ini adalah kriteria/hal-hal yang harus diperiksa dalam memilih sistem yang cocok untuk perpustakaan:

1. Ciri-ciri umum sistem (system feature):
   

• Seberapa komprehensif lingkup pekerjaan yang bisa dilakukan suatu perangkat lunak ?
  
• Apakah ia bisa mengerjakan semua fungsi-fungsi yang diperlukan ?
  
• Apakah ada fungsi yang tidak bisa dikerjakannya ?
  

1. Kemampuan menyimpan data (data storage):
   

• Berapa jumlah data yang dapat ditampung ?
  
• Apakah sistem dapat menampung ruas-ruas (field) yang merupakan pilihan atau semua ruas harus diisi sewaktu membangun pangkalan data ?
  

1. Unjuk kerja (performance):
   

• Berapa banyak fasilitas yang ada dalam suatu sistem untuk mengerjakan kegiatan di pusat dokumentasi ?
  
• Apakah untuk melakukan satu kegiatan tertentu diperlukan banyak langkah atau sedikit ?
  
• Kalaupun banyak apakah langkah-langkah itu mudah diingat atau rumit sekali ?
  
• Apakah response time-nya cepat (misalnya, untuk melihat siapa meminjam dokumen X, seharusnya tidak lebih dari dua detik)
  

1. Kemudahan penggunaan (ease of use):
   

• Apakah secara keseluruhan sistem itu mudah ditangani ?
  
• Berapa kali kita harus menekan tombol untuk mengerjakan sesuatu ?
  
• Apakah letak tombol-tombol itu berdekatan ?
  
• Apakah mudah bagi kita untuk berpindah-pindah dari suatu fasilitas ke fasilitas lainnya ?
  
• Apakah menu yang tampil di layar mudah dimengerti ?
  

1. Dokumentasi dan layanan purna jual:
   

• Apakah manualnya cukup mudah digunakan ?
  
• Apakah bahasanya cukup umum ?
  
• Apakah tampilan manual enak dipandang dan tidak meletihkan mata ?
  
• Apakah teks-teksnya jelas terbaca ?
  
• Apakah ada demo ?
  
• Apakah mudah menghubungi penjual jika ada kesalahan pada sistem ?
  
• Berapakah ongkos memanggil teknisi jika perlu ada perbaikan ?
  
• Berapa lama garansinya dan apa saja yang ditanggung dalam masa garansi ?
  
• Apakah ada daftar alamat dari para pemakai-pemakai lain, sehingga kita bisa berkomunikasi dengan mereka untuk bertukar pengalaman ?